CONSERVACIÓ DOCUMENTAL: QUAN DE TEMPS HEM DE GUARDAR ELS DOCUMENTS?

Sovint acomulem piles de documentació que no sabem com tractar. Saps quan de temps hem de guardar els documents? T’ho expliquem.

Quan de temps hem de guardar els documents?

Sovint, com a professionals, ens centrem en la protecció de dades o altres aspectes legals envers la documentació que treballem. Però més enllà de la protecció i la confidencialitat d’aquests documents cal fixar-nos en un altra aspecte fonamental que molts obviem: Quan de temps hem de conservar aquesta documentació, segons estipula la llei?

Doncs bé, si desengranem quins són aquests documents, els dividirem en dos grans blocs: aquells corresponents a la legislació social, i per altra banda els documents especials relacionats amb la constitució i el patrimoni.

En la legislació social, regulat per l’Estatut dels Treballadors, trobem: els contractes de treball, que és necessari conservar durant un mínim de 4 anys des de la finalització de la relació laboral, de mateixa manera els resums dels registres de jornada també durant un mínim de 4 anys, així com les nòmines i els butlletins de cotització. Tanmateix s’estipula, que cal conservar durant almenys 4 anys: les copies de documents d’identitat de ciutadans estrangers, els programes de desenvolupament de carrera i gestió de talent i també totes aquelles dades relatives al treball temporal. En són una excepció els documents relatius a candidats no seleccionats, que s’hauran de mantenir durant un mínim de 3 anys i els llibres de visita que s’han de guardar durant 5 anys a partir de la última diligencia, mantenint-los a disposició de la inspecció de treball y seguretat social.

Tanmateix aquesta documentació pot tenir efectes fiscals i per tant cal observar la Llei General Tributària RCL\2003\2945. En el cas dels impostos, caldrà conservar la documentació referida a aquests en el termini estipulat (cal tenir en compte que el termini de prescripció computa des del moment que són exigibles),que tal i com indica la legislació vigent es tracta de 4 anys, termini màxim de prescripció dels impostos. En el cas de les factures d’immobilitzat, s’hauran de conservar mentre es practiquin amortitzacions.

Per altra banda, l’article 30 del Codi de Comerç (RD 22 d’agost de 1885), obliga a conservar durant 6 anys, llibres i documentació que generin drets i obligacions de l’empresa en relació a tercers, prolongant aquesta obligació encara que la empresa en qüestió cessi la seva activitat.

Referent als documents especials relacionats amb la constitució i el patrimoni, és a dir documents com les escriptures de propietat, els estatus fundacionals, els certificats d’inscripció en registre o les actes notarials, caldrà conservar-los de forma indefinida.

Ara bé, segons la nova legislació i degut a les ultimes modificacions del codi penal, referents als delictes contra la seguretat social, caldrà conservar tots aquells documents fiscals, laborals i comptables durant un termini mínim de 10 anys, moment el qual prescriuen aquests delictes i conseqüentment en prescriu la documentació relacionada.